Här följer ett utdrag ur Ta din tid – Gör mindre men bättre.
Är jag stressad och har svårt att fokusera vet jag vad som behöver göras. Jag sätter mig på en avskild plats och plockar fram ett vitt papper. På detta skriver jag ner allt det som jag har i huvudet. Därefter gör jag vad jag kan för att stänga ner projekt och konkretisera vilka nästa handlingar som krävs av mig. Skjuter upp, ställer in, betar av.
Därutöver avsätter jag varje arbetsvecka tid till att planera den närmaste framtiden. Allen talar om detta i termer av en weekly review där man blickar tillbaka på vad som gjorts under veckan som gått och bestämmer vad som ska göras under veckan som kommer.
Med tiden har jag dock insett att en veckas framåtblickande är för lite. Ritualen jag följer ser därför ut så här.
Någon gång varje fredag, vanligtvis direkt efter lunch, sätter jag mig ner vid mitt skrivbord. Jag plockar fram ett papper och lägger det framför mig. Därefter drar jag ett horisontellt streck på den övre halvan och gör fyra vertikala streck igenom det. Det ger tio boxar. En för varje arbetsdag under den närmaste tvåveckorsperioden. Sedan tar jag fram min kalender och skriver in alla mina åtaganden: möten, luncher, lektioner och seminarier. Röda dagar kryssar jag över. Jag gör sedan en översiktlig beräkning av hur mycket ostörd arbetstid jag har att förfoga över.
Jag försöker ha processmål som anger hur mycket tid jag avser att lägga på ett projekt.
Därefter börjar jag fundera över vilka mina tre veckomål ska vara. Dessa är av typen:
• Skriv två förmiddagar på artikel x.
• Gör Powerpoint till föreläsning y.
• Skissa på en essä om z och pitcha den.
• Ägna en dag åt arkivarbete.
De veckomål som jag lägger störst vikt vid är som regel mina skrivmål. Jag försöker ha processmål som anger hur mycket tid jag avser att lägga på ett projekt. Därutöver brukar jag också göra en skattning på ungefär vad jag tror det kommer att resultera i. Här använder jag mig av generösa intervaller, typ få ihop två–fem sidor på artikel x. Ibland har jag också som mål att bara genomföra vissa aktiviteter, så som undervisningspass eller ett panelsamtal.
När jag fått någorlunda koll på veckan som kommer så gör jag samma sak för veckan därpå. Därefter drar jag ett nytt horisontellt streck på nedre halvan av papperet och gör fyra vertikala streck genom det. Det ger tio nya boxar.
Hur mycket ostörd arbetstid kommer jag på ett ungefär att ha till mitt förfogande?
Dessa två veckor betraktar jag som ”kommande”. Jag planerar dem därför inte lika detaljerat. Men jag vill ändå veta vad som är på väg.
Hur mycket ostörd arbetstid kommer jag på ett ungefär att ha till mitt förfogande?
Finns det några deadlines eller skollov som närmar sig?
Här kan jag ibland upptäcka att det är på väg att klumpa ihop sig vid horisonten. Det kan ge anledning till att revidera tvåveckorsplanen. Kanske kan jag förekomma problemen genom att för mig själv tidigarelägga en deadline? Jag är nämligen inget vidare på att göra intellektuellt arbete under tidspress.
Därför ser jag till att vara ute i god tid. En Powerpoint kan lika gärna göras en månad innan ett framträdande som veckan eller dagen innan. Ett konferensabstract eller en forskningsansökan kan lämnas in så fort systemet öppnar.
När den här typen av saker väl är gjorda så kan jag också sluta tänka på dem. Det grundtillstånd jag eftersträvar är att inte ha en massa öppna loopar som tar energi och fokus. Ju mindre jag har i huvudet, desto bättre.
Mot slutet av planeringspasset brukar jag också titta tillbaka på förra veckans fyraveckorsplanering.
Hur gick det med de tre mål jag satte då?
Har jag gjort vad jag föresatte mig?
Hur lång tid tar det då att göra en sådan här fyraveckorsplanering?
Nuförtiden är svaret oftast ja. Alternativt så finns det goda skäl, så som sjuka barn eller att något viktigt och brådskande kom emellan. Jag har nämligen hållit på med veckomålsättningar i omkring ett decennium. Jag vet ganska väl vad jag förmår. Och jag är försiktig när jag sätter mina mål. Jag räknar min arbetstid lågt och ser till att det finns ordentligt med luft inlagd i schemat. För saker kommer att hända och vissa dagar är min energinivå låg. Då spelar det ingen roll hur mycket tid jag har. Bättre då att göra lite mekaniska arbetsuppgifter än att försöka tvinga fram text.
Hur lång tid tar det då att göra en sådan här fyraveckorsplanering?
Det beror lite på hur bra grundarbete man har gjort. För mig brukar det ta mellan 20 och 40 minuter. Men detta förutsätter att det redan föreligger en genomtänkt och realistisk terminsplanering. När jag sätter mig ner efter fredagslunchen har jag alltså ganska klara riktlinjer för vad fyraveckorsplaneringen ska innehålla. Åtminstone när det gäller vilka stora saker som jag vill få gjorda på sikt, säg ett bokprojekt som det här.
Jag vet hur min målbild ser ut. Jag vet var jag behöver befinna mig i arbetsprocessen för att min längre planering ska hålla.
Planeringen och den fysiska aktiviteten gör att arbetet dunstar bort.
Efter att fyraveckorsplaneringen väl är gjord brukar jag ta en promenad. Kanske dricker jag lite vatten eller knackar på dörren hos en kollega. Därefter ägnar jag gärna fredagseftermiddagen åt att göra något roligt som inte är av prestationskaraktär. Typ läsa en bok som inte har med min forskning att göra eller lyssna på en podcast. Vid halvtretiden brukar jag sedan gå och träna. Antingen på gymmet eller i form av en löprunda. Detta är, tycker jag, ett perfekt sätt att glida över från arbete till helg. Planeringen och den fysiska aktiviteten gör att arbetet dunstar bort. Mind like water.
