#nyttjobb: Administrativ koordinator med erfarenhet av ekonomi

Vi arbetar med Academic Work för en tjänst hos oss. Sök! Ett roligt och viktigt jobb.

Du hittar länk till annons och hur du söker här, men deras beskrivning av tjänsten finns nedan också. (Jag skriver deras… texten är förstås framtagen med hjälp av oss, men varje bransch har sina klyschor 😉 )

Vill du vara med och bidra till en klokare och roligare värld? Med denna vision som ledord arbetar ett av Sveriges mest spännande kunskapsföretag som både rymmer bokförlag och talaragentur.

Du jobbar i denna roll nära vd och ansvarar för löpande administration och övergripande kontorskoordinering där den ena dagen sällan kommer vara den andra riktigt lik. Rollen innefattar allt från att sköta fakturering och löpande redovisning, inköp samt assistera kollegor i olika projekt till att ha ett övergripande kontorsansvar.

Du med ett skarpt sinne för koordinering, administration och service samt ett genuint samhällsintresse erbjuds här en chans att utvecklas genom en varierad och fartfylld vardag!

Ansök direkt då urvalet sker löpande!

Om tjänsten

Mitt i den svenska historiens hjärta, i Gamla stan, hittar vi Volante som rymmer både ett svenskt bokförlag och talaragentur, inklusive dotterbolaget Speakersnet. Volante, som grundades för drygt tio år sedan, äger även fina Gamla stans bokhandel. Med flera framstående välkända boktitlar, högt ansedda författare och talare samt samarbeten med forskare och områdesexperter arbetar du här tillsammans med ungefär 12 kollegor för att bidra till en klokare och roligare värld.

Du erbjuds

  • En arbetsplats med varierade arbetsuppgifter och intressanta kontaktytor
  • En vardag där din insats och prestation syns och gör skillnad för Volantes författare, talare och samarbetspartners men framförallt för dina kollegor
  • Eget ansvar, delaktighet och möjlighet att påverka

Arbetsuppgifter

  • Löpande bokföring innefattande faktura-och kvittohantering och periodiska samanställningar
  • Självständigt hantera leverantörsreskontra och kundreskontra med tillhörande in- och utbetalningar.
  • Bokföra royalty och ta fram underlag till, liksom ha förståelse för, lagervärdering.
  • Praktisk fakturering utifrån underlag, både svenska och utländska. Avstämningar och eventuella påminnelser.
  • Sammanställning av säljstatistik, avtals- och registerhantering och kontakt med kunder, leverantörer och extern redovisningskonsult.
  • Övergripande lokal- och kontorsansvar där du är kontaktpunkt för leverantörer och är behjälplig gentemot kollegor gällande kontorsdriftsrelaterade system, inköp, lokalförbättringar, ta emot besökare etc.
  • Assistera förlagschef och övriga kollegor inför stora events såsom bokmässor när det gäller praktiska ärenden som planering, beställningar etc.
  • Vara viktigt stöd i planeringen, både övergripande och i vissa projekt. Delta vid möten inklusive uppföljningar.

Då du har vuxit in i rollen finns möjlighet för egna utvecklingsprojekt och att bidra till den strategiska utvecklingen.

Vi söker dig som

  • Har minst 1 års erfarenhet av löpande bokföring. Antingen genom att du haft en liknande roll, alternativt om du studerat relevant utbildning och arbetat parallellt med studierna.
  • Har minst 1 års relevant erfarenhet av liknande uppgifter vad det gäller kontorsdrift
  • Har goda kunskaper i Officepaketet och mycket goda i Excel
  • Har grundläggande förståelse för IT-relaterade system (t.ex. Dropbox) samt kan ansvara för kontorsdriftssystem som telefonväxel, larm och internet/nätverk
  • Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska då man i denna roll kommunicerar med kunder och kollegor på dessa språk

Vi tror att du kommer trivas bäst om du har ett intresse för samhällsutvecklingen och populärvetenskap, liksom om du gillar böcker och har erfarenhet från eller är nyfiken på branscherna förlag, event och media i stort.

Det anses som meriterande om du:

  • Arbetat i något bokföringssystem (Volante använder Fortnox)
  • Klarar av momsavstämningar
  • Har djupare förståelse i IT-relaterade system (t.ex. databasverktyg och WordPress)
  • Kan flera språk utöver svenska och engelska

Som person är du:

  • Strukturerad
  • Serviceinriktad
  • Ansvarstagande
  • Självgående

Övrig information

  • Start: Omgående med hänsyn till uppsägningstid men med fördel så fort som möjligt.
  • Omfattning: Heltid
  • Placering: Gamla stan, Stockholm
  • Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och Volantes önskemål är att alla frågor rörande tjänsten hanteras av Academic Work.

Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.