Hur hinner man?

Ibland får jag frågor om hur jag hinner med allt. Det gör mig alltid lite osäker, för mitt svar blir bara någon slags stirr och man bara gör det..? Men när jag börjar tänka närmare på saken inser jag att jag nog hinner rätt mycket och att jag har tagit fram några principer som jag alltid följer utan att jag direkt tänker på dem. Så om någon är intresserad kommer de här.

Listorna. Jag har så många listor för allt och alla att det är bisarrt. Går ju liksom inte att hålla det i huvudet. Jag antecknar i mobilens vanliga anteckningsapp. Vissa har försökt övertala mig att använda mer avancerade appar, men aldrig. Jag älskar mina gula lappar. Jag har en lista för jobb på lång sikt (exempelvis “våren”). Där står alla projekt, föreläsningar osv. Under den finns listan “veckan” där jag skriver ner alla jobbgrejer, stora och små, som ska göras de närmsta fem dagarna (se punkt “söndag”). Dagar när det är mycket gör jag även en dagslista kvällen innan. Där blandas jobb och privat. Har också en lista för privata mer långsiktiga grejer (renovera badrummet) och en för kortsiktiga grejer (betala räkningar). Och naturligtvis olika listor för idéer till blogginlägg, artiklar, argument och annat jox. Jag kollar alla listor flera gånger varje dag och raderar, lägger till och flyttar över. Ingenting är för litet för att hamna på listan. Listan måste också vara rimlig – om det verkar som att jag inte kommer hinna måste jag ta bort saker. Men eftersom jag har några dagars (eller ibland månaders) marginal går det oftast bra.

Dygnsrytmen. Jag är en morgonmänniska, punkt. Alltså ser jag till att lägga allt viktigt på morgnarna. Försöker till varje pris undvika möten då så att jag kan få allt viktigt gjort och sen glida igenom resten av dagen. Eftersom jag aldrig kan koncentrera mig mer än max två timmar i sträck (om jag inte skriver eller läser) delar jag upp dagen i tvåtimmarsintervaller, helst med en timmes paus emellan. Jobba in lunchen – glöm det. Skulle aldrig orka. Om jag har lunchmöte (som jag försöker undvika till varje pris) tar jag paus precis innan, helst genom att träna. Om det av någon anledning inte går ser jag i alla fall till att variera aktiviteterna ordentligt. Typ möte – skriva – läsa – göra ett ärende. Och framför allt: jag försöker aldrig jobba på om jag är trött. Då släpper jag det bara och går därifrån och gör något annat. Så en vanlig dag jobbar jag väl typ 07.00 till 22.00, fast med fritid insprängt emellan. Känns mycket smartare än att först jobba åtta timmar och sen vara ledig i åtta timmar. Sen sover jag. 22.00 för jobbslut är lika viktig som typ… ett flygplan till Thailand. Bara att speeda på så att man blir klar, helt enkelt.

Söndag. På söndagar planerar jag inför den kommande veckan. Bestämmer vilka arbetsuppgifter som ska göras när (rufft), ser till att alla listor är uppdaterade, handlar mat för veckan, planerar vad jag ska ha på mig, när jag ska träna, jag städar, tvättar och sånt. Japp, så rigid är jag. Jag vet på söndagen vilka kläder jag ska ha och vad jag ska äta varje veckodag. Det tar inte så mycket tid när man gör det fokuserat (ett par-tre timmar kanske?), men om man ska göra det löpande under veckan avbryter det ju det man håller på med. Och det orkar i alla fall inte jag.

Matlagning. Jag lagar oftast mat på måndagar och tisdagar. Då lagar jag så att det räcker till middagar och lunchlådor resten av veckan. (om ni inte redan har märkt det: är ej ett så stort fan av omväxling när det gäller de vardagliga sakerna).

Jiddertid. Jidder är allt man måste göra som inte egentligen är något. Grejer som tar fem minuter. Livet är egentligen ett enda stort jidder, kan man ofta känna. Det går inte att slippa ifrån jidder, men man kan jiddra smartare. Jag brukar jiddra hela måndag förmiddag. Ringa samtal, svara på mail, ta småmöten, boka flygbiljetter. Går skitfort när man gör det i bulk (om listan är väl genomtänkt sedan dagen innan). Oftast kan jidder vänta till nästa måndag, men för säkerhets skull lägger jag in en jiddertimme om dagen mån-fre. Om den inte behöver utnyttjas kan man ju typ läsa nåt kul då. Eller spela Candy Crush.

Instrumentell planering. Ett vanligt tidstjuv är att dela upp arbetsuppgifter tematiskt istället för instrumentellt. Det är lätt att tänka: nu ska jag jobba med bloggen. Så gör inte jag. Jag tänker: nu ska jag svara på mail. Nu ska jag skriva. Nu ska jag läsa. Om jag svarar på mail tar jag alla, både jobb och privat, på ett bräde. Då är jag i mailsvarar-mode. Sen är det klart och då kanske jag går in i skriv-mode. Då kan det blir ett blogginlägg, en artikel, ett bokkapitel. För min del gör det att arbetet flyter bättre och saker kan korsbefrukta varandra.

Zero inbox strategy. På tal om mail tillämpar jag något som jag nyligen fick lära mig heter Zero Inbox Strategy. Det finns inga olästa mail i min mailbox. Allt handlar för mig om att rensa så att jag kan fokusera på det som är viktigt. Jag kollar mailen två gånger om dagen (efter lunch och sen eftermiddag). Då slänger jag all skit, skummar det som är viktigt, och svarar på allt som kräver svar, så kan jag glömma det sen. Undantaget är förstås om man jobbar på ett projekt där mail är arbetsverktyg, men där kommer ju konversationer väl till pass. Då läser man den konversationen och sparar allt annat till nästa mail-slot. Skulle aldrig använda push-mail. Hen som kom på det måste ju på allvar typ vara en alien-spion som vill sabotera jordens effektivitet för all framtid.

Smitningar. Jag är ett stort fan av att vara där man är. Det är ur effektivitetssynvinkel värdelöst (och dessutom respektlöst) att kolla mail i möten, avbryta en lunch för att ringa ett samtal, eller svara på sms när man skriver bloggy. Skit kan vänta. Men jag är också ett stort fan av att smita så mycket som möjligt, när ens närvaro inte är helt nödvändig. Man kan missa väldigt många fler möten än man tror. En annan viktig smitning, rent tidsmässigt, är att ha en absolut sluttid på saker. Om mötet är slut klockan 15, res dig upp och smit klockan 15. Det gäller också möten med dig själv. Klargör gärna innan ni börjar att du måste gå senast klockan si och så, så tar ingen illa upp.

MEN VIKTIGAST AV ALLT: att hålla ögonen på bollen. Det är meningslöst att vara effektiv om man inte har en bra anledning. Anledningen kan vara väldigt olika. Kanske vill man tjäna mest möjliga pengar. Kanske vill man ha mest möjliga fritid. Kanske vill man förändra världen. Oavsett vad är det målet som ska vara måttstocken, ingenting annat.

 

 

  • Beata

    Underbart! Håller med om allt och gör det mesta jag med. Men min “jiddertimme” kallas för bockbonanza i min kalender, då är det jag mot att göra-listan, flest bockar vinner ;-).

    • Nina Åkestam

      Sjukt bra ord!

  • j.

    tack!

  • Carro

    Låter som en plan som funkar för dig. Undrar lite om du har barn …? De listorna tjuvar mer än lovligt på mina ibland. Men kläderna gör jag lika samma. både till mig och barnen.

    • Nina Åkestam

      Nej jag har inga barn. Tänker dock att planering borde vara extra viktigt då eftersom det är ännu mer fix och jidder som ska tas om hand?

    • Carro

      Japp. Exakt det jag menade. Fast det kanske inte framgick …? Men mina listor har med tiden fått krympa då “mina” listor för barnen ökat. Så att säga. Det var ingen kritik, bara en fråga.

  • Teresa

    Hej Nina! Thanks for this TERRIFIC article! One question remains for me: What if a friend calls and invites you to a spontaneous get-together? What if you went out on a Saturday and on Sunday, you just want to have breakfast all day? What I’m trying to ask here is: Do you have room for spontaneity? For gut-decisions? I struggle with it. Either I follow my plan exactly and live like a robot (which I can keep up for about two months before breaking down) , or I’m not as productive as I’d like to be. Do you have aaannnyyyy advice? Thanks for this great blog. :)

    • Nina Åkestam

      Spontanitet är faktiskt den främsta anledningen till att jag planerar så här mycket. Jag vill att kvällar och helger ska vara tomma (även om jag har en deadline precis efter) så att jag kan göra allt kul jag vill. Mitt bästa tips är att inte hantera sin fritid som ett jobb. Alltså inte boka in middagar etc flera veckor i förväg. Jag gjorde det förr men upptäckte att det stressade mig massor. Nu försöker jag att inte bestämma något socialt förrän samma vecka det händer, om det inte är en viktig födelsedag eller liknande. Då får man rum att haka på roliga saker som dyker upp. Och helgerna kanske jag lägger max tre timmar på jobb och planering (ofta sen söndag eftermiddag), resten är ledig och oplanerad tid för slapp eller äventyr.

    • Teresa

      Thanks a lot for your answer! And for being inspiring even through Google translate <3

  • Anna

    Jag tycker att det här inlägget var fantastiskt. Är det så här framgångsrika människor lever?

    Min vardag ser ut ungefär som motsatsen. Ständig ostrukturerad, ständigt prokastrinerande, ömsom stressad, ömsom kolugn därför att jag förtränger viktigheter. Jag tror att jag ska ge din modell, eller en variant av den, ett försök! Tack för tips och inspiration!

  • www.petnoga.blogspot.com

    För dem som trots allt vill ha en bra listapp: https://teuxdeux.com

  • Anna

    Detta är väldigt mycket KBT. Frågan är varför det fastnat så bra på dig och inte mig? Jag har gjort det här flera gånger men håller mig ändå inte till det när terapin är slut.

    • Nina Åkestam

      Jag vet inte. Man kanske helt enkelt är olika. Jag tror överlag att det sällan finns lösningar som passar alla. Man får prova runt tills man hittar sin grej, helt enkelt, även om det är frustrerande när det tar lång tid.

    • Toril

      Har du, Anna, eller Nina noen gode boktips om hvordan kognitiv atferdsterapi (KBT på norsk) kan knyttes til hverdagsplanlegging?

  • Camilla

    Bästa Nina, återkom gärna med en lista när du blivit vuxen. När te.x barn, eller ett riktigt arbete i branschen följer dig i vardagen.

    • Sofia

      Unken kommentar som osar förakt. Tog du personligen illa vid dig för att du inte fixar samma liv som Nina? Varför ska hon ändra sin tillvaro och återkomma? Vad menar du med vuxen? Och varför måste man skaffa barn för att kunna “räknas”. Och vad menar du med “riktigt arbete” när hon verkar vara himla nöjd med sin sysselsättning i dagsläget. Heja Nina som är sin egen lyckas smed!

    • Maria

      Oh den här gamla klassikern! Kom tillbaka när du fått barn. Då är ditt liv nämligen värt att räknas!

    • Anna

      Det här är Ninas liv. Människor har frågat hur det ser ut, hur hon hinner med. Det här är hennes svar. Vad har det med barn eller någon annan typ av arbete att göra? Precis som man kan välja eller välja bort barn (eller vänta med att välja), kan man välja utbildning, bransch och nisch och därefter arbete och arbetsform. Allt efter strävan och förmåga. Alla människors liv ser olika ut. Alla vill inte ha barn eller din definition av “riktigt jobb”. (Tack gode Gud för det.) Mycket märklig kommentar.

    • Ylva

      Kommentaren om barn: ?? Det finns människor som inte vill ha barn. Det finns också de som vill ha men inte kan få barn. Slutligen finns de som har fått barn men som mist dem. Bland alla dessa, liksom bland de som har barn, finns det vuxna och ovuxna men några kanske tar illa vid sig av din kommentar. Onödigt.

    • Christian

      Ska bara de som har skaffat barn äga problemformuleringsprivilegiet i frågor som rör arbete, livsval och prioriteringar?

    • Nina Åkestam

      Hej! Nu har ju många redan svarat här, men jag vill förtydliga några saker. 1. Barn är inget tvång för att vara vuxen 2. Min upplevelse är att småbarnsföräldrar planerar mer än jag gör, så jag antar att listsystemet skulle vara ungefär likadant fast mer avancerat 3. Jag är helt ointresserad av ett “riktigt arbete i branschen” (vilken bransch förresten?) och tänker, oavsett om/när jag får barn, försörja mig och min familj på mina villkor, och där är fritt planerad tid nödvändigt. Förstår helt och hållet om du har andra prioriteringar, men det är just prioriteringar det handlar om. Det är viktigt att komma ihåg.

    • Jennie

      Kan “Kom igen när du fått barn” kommentaren vara en av de mest tröttsamma kommentarerna man kan få? Jag tror det.

    • man måste inte skaffa barn
  • Karin

    Hej Nina! Jag har inte kommenterat någon gång än på din blogg men läst den i ungefär ett halvår. Jag vill bara säga hur fantastiskt bra den är! Jag känner att jag blir stärkt av att läsa den, jag får med mig bra och välgrundade argument till viktiga samhällsdiskussioner och jag får en inblick och mer kunskap om ämnen som jag vill vara insatt i. Det är så bra att du står upp för ämnen som engagerar dig, och du får läsare som mig med dig! Jag rekommenderar bloggen till människor i min närhet, och jag hör liknande kommentarer som mina titt som tätt när de börjat läsa. Kort sammanfattat; du gör ett grymt bra jobb, du inspirerar, ger kunskap och gör det på ett sätt som är både lätt att ta till sig och som får mig att ta med ämnena du tar upp till både kompisdiskussioner, middagsbordsdiskussioner och jobbdiskussioner!

  • Susanna

    Sjukt intressant att se hur du strukturerar din vardag! Tack!

    Var gör du ditt veckoschema? I ical? På Papper? Nån annan app?

    • Nina Åkestam

      Oftast i iCal, med detaljerna skrivna på post-itlappar eller i anteckningar i telefonen.

  • Hannasvirrvarr

    Jätteintressant läsning! Och sjukt imponerande när människor kan vara så strukturerade. Jag är så himla stökig och har inte alls hittat mitt bästa sätt att vara effektiv (ännu). Jag gör nog ibland listor men är dålig på att hålla mig till dem och har inte fått nån ordentlig rutin på dem. Men sån här läsning inspirerar!

  • Jennie

    Så himla spännande att få ta del av någon annans system. Tack!

    Känner igen mycket men håller också fortfarande på att testa mig fram. Gillar särskilt din “Jag är en morgonmänniska, punkt”. Vissa grejer måste man bara få anpassa efter sina förutsättningar annars blir det inte bra. Jag har länge också haft det där med söndagseftermiddagen för att planera. Och det slutar alltid med att jag går upp tidigare och gör det på måndag morgon istället, ska nog sätta punkt på den slutsatsen kanske..:)

  • Pingback: Osynligt jättemycket att göra | Johanna Lindbäck()

  • Pingback: “Höstlov” | Datamatriarkatet()

  • T

    Hei Nina!

    Jeg leser dette innlegget med jevne mellomrom, synes det er inspirerende! Har nettopp lest boka di, likte den veldig godt! Fin flyt i språket, selv (även) for meg som er norsk. Grattis med det som forhåpentligvis blir den første boka av flere!

    Har for meg at du i boka skriver at du jobber seks timer om dagen..? Er det effektive seks timer med fritid “insprängt”, som du beskriver her? Og et annet spørsmål: hvordan har dine rutiner (når det gjelder f. eks. søndagsplanering og matlaging) forandret seg etter at du ble samboer?

    (Snart) god sommer! Hilsen T fra Oslo.