Hur hinner man?

Ibland får jag frågor om hur jag hinner med allt. Det gör mig alltid lite osäker, för mitt svar blir bara någon slags stirr och man bara gör det..? Men när jag börjar tänka närmare på saken inser jag att jag nog hinner rätt mycket och att jag har tagit fram några principer som jag alltid följer utan att jag direkt tänker på dem. Så om någon är intresserad kommer de här.

Listorna. Jag har så många listor för allt och alla att det är bisarrt. Går ju liksom inte att hålla det i huvudet. Jag antecknar i mobilens vanliga anteckningsapp. Vissa har försökt övertala mig att använda mer avancerade appar, men aldrig. Jag älskar mina gula lappar. Jag har en lista för jobb på lång sikt (exempelvis ”våren”). Där står alla projekt, föreläsningar osv. Under den finns listan ”veckan” där jag skriver ner alla jobbgrejer, stora och små, som ska göras de närmsta fem dagarna (se punkt ”söndag”). Dagar när det är mycket gör jag även en dagslista kvällen innan. Där blandas jobb och privat. Har också en lista för privata mer långsiktiga grejer (renovera badrummet) och en för kortsiktiga grejer (betala räkningar). Och naturligtvis olika listor för idéer till blogginlägg, artiklar, argument och annat jox. Jag kollar alla listor flera gånger varje dag och raderar, lägger till och flyttar över. Ingenting är för litet för att hamna på listan. Listan måste också vara rimlig – om det verkar som att jag inte kommer hinna måste jag ta bort saker. Men eftersom jag har några dagars (eller ibland månaders) marginal går det oftast bra.

Dygnsrytmen. Jag är en morgonmänniska, punkt. Alltså ser jag till att lägga allt viktigt på morgnarna. Försöker till varje pris undvika möten då så att jag kan få allt viktigt gjort och sen glida igenom resten av dagen. Eftersom jag aldrig kan koncentrera mig mer än max två timmar i sträck (om jag inte skriver eller läser) delar jag upp dagen i tvåtimmarsintervaller, helst med en timmes paus emellan. Jobba in lunchen – glöm det. Skulle aldrig orka. Om jag har lunchmöte (som jag försöker undvika till varje pris) tar jag paus precis innan, helst genom att träna. Om det av någon anledning inte går ser jag i alla fall till att variera aktiviteterna ordentligt. Typ möte – skriva – läsa – göra ett ärende. Och framför allt: jag försöker aldrig jobba på om jag är trött. Då släpper jag det bara och går därifrån och gör något annat. Så en vanlig dag jobbar jag väl typ 07.00 till 22.00, fast med fritid insprängt emellan. Känns mycket smartare än att först jobba åtta timmar och sen vara ledig i åtta timmar. Sen sover jag. 22.00 för jobbslut är lika viktig som typ… ett flygplan till Thailand. Bara att speeda på så att man blir klar, helt enkelt.

Söndag. På söndagar planerar jag inför den kommande veckan. Bestämmer vilka arbetsuppgifter som ska göras när (rufft), ser till att alla listor är uppdaterade, handlar mat för veckan, planerar vad jag ska ha på mig, när jag ska träna, jag städar, tvättar och sånt. Japp, så rigid är jag. Jag vet på söndagen vilka kläder jag ska ha och vad jag ska äta varje veckodag. Det tar inte så mycket tid när man gör det fokuserat (ett par-tre timmar kanske?), men om man ska göra det löpande under veckan avbryter det ju det man håller på med. Och det orkar i alla fall inte jag.

Matlagning. Jag lagar oftast mat på måndagar och tisdagar. Då lagar jag så att det räcker till middagar och lunchlådor resten av veckan. (om ni inte redan har märkt det: är ej ett så stort fan av omväxling när det gäller de vardagliga sakerna).

Jiddertid. Jidder är allt man måste göra som inte egentligen är något. Grejer som tar fem minuter. Livet är egentligen ett enda stort jidder, kan man ofta känna. Det går inte att slippa ifrån jidder, men man kan jiddra smartare. Jag brukar jiddra hela måndag förmiddag. Ringa samtal, svara på mail, ta småmöten, boka flygbiljetter. Går skitfort när man gör det i bulk (om listan är väl genomtänkt sedan dagen innan). Oftast kan jidder vänta till nästa måndag, men för säkerhets skull lägger jag in en jiddertimme om dagen mån-fre. Om den inte behöver utnyttjas kan man ju typ läsa nåt kul då. Eller spela Candy Crush.

Instrumentell planering. Ett vanligt tidstjuv är att dela upp arbetsuppgifter tematiskt istället för instrumentellt. Det är lätt att tänka: nu ska jag jobba med bloggen. Så gör inte jag. Jag tänker: nu ska jag svara på mail. Nu ska jag skriva. Nu ska jag läsa. Om jag svarar på mail tar jag alla, både jobb och privat, på ett bräde. Då är jag i mailsvarar-mode. Sen är det klart och då kanske jag går in i skriv-mode. Då kan det blir ett blogginlägg, en artikel, ett bokkapitel. För min del gör det att arbetet flyter bättre och saker kan korsbefrukta varandra.

Zero inbox strategy. På tal om mail tillämpar jag något som jag nyligen fick lära mig heter Zero Inbox Strategy. Det finns inga olästa mail i min mailbox. Allt handlar för mig om att rensa så att jag kan fokusera på det som är viktigt. Jag kollar mailen två gånger om dagen (efter lunch och sen eftermiddag). Då slänger jag all skit, skummar det som är viktigt, och svarar på allt som kräver svar, så kan jag glömma det sen. Undantaget är förstås om man jobbar på ett projekt där mail är arbetsverktyg, men där kommer ju konversationer väl till pass. Då läser man den konversationen och sparar allt annat till nästa mail-slot. Skulle aldrig använda push-mail. Hen som kom på det måste ju på allvar typ vara en alien-spion som vill sabotera jordens effektivitet för all framtid.

Smitningar. Jag är ett stort fan av att vara där man är. Det är ur effektivitetssynvinkel värdelöst (och dessutom respektlöst) att kolla mail i möten, avbryta en lunch för att ringa ett samtal, eller svara på sms när man skriver bloggy. Skit kan vänta. Men jag är också ett stort fan av att smita så mycket som möjligt, när ens närvaro inte är helt nödvändig. Man kan missa väldigt många fler möten än man tror. En annan viktig smitning, rent tidsmässigt, är att ha en absolut sluttid på saker. Om mötet är slut klockan 15, res dig upp och smit klockan 15. Det gäller också möten med dig själv. Klargör gärna innan ni börjar att du måste gå senast klockan si och så, så tar ingen illa upp.

MEN VIKTIGAST AV ALLT: att hålla ögonen på bollen. Det är meningslöst att vara effektiv om man inte har en bra anledning. Anledningen kan vara väldigt olika. Kanske vill man tjäna mest möjliga pengar. Kanske vill man ha mest möjliga fritid. Kanske vill man förändra världen. Oavsett vad är det målet som ska vara måttstocken, ingenting annat.